Laure Boucher-Hardouin

UX Designer

Fab

Stratégie d'entreprise

  • Stratégie d'entreprise
  • Lego® Serious Play®
  • Workshops
  • Facilitation

Comment accompagner une startup de la fintech dans le choix de son positionnement lors d'une journée séminaire avec toute son équipe ?

En bref

Mission

Organiser un séminaire d'une journée pour réussir à poser un bilan commun à l'équipe pour l'année 2019 et des objectifs communs pour l'année à venir.

Contexte

"FAB" ne sait pas comment se définir, à notre première réunion, le CODIR nous l'a présenté comme étant une jeune start-up d'un an de vie, dépendante d'un grand groupe bancaire mais n'étaient vraiment pas à l'aise et convaincu de cette définition.

3 besoins ont été exprimés :

  • Statuer sur notre indépendance ou non par rapport au groupe bancaire qui les subventionnent mais dont beaucoup de collaborateurs ne comprennent pas leur rôle.
  • Notre croissance. L'équipe a vu son effectif plus que doublée cette année (de 6 historiquement à 15 aujourd'hui). Est-on à l'équilibre ? A-t-on besoin de recruter ?
  • Définir nos objectifs pour l'année à venir.

Objectifs de la journée
Fixés lors de réunions préalables :

  • Revenir sur l'année passée en faisant le tour des succès, forces, freins et faiblesses (SWOT).
  • Identifier les axes d'améliorations et solutions.
  • Définir ses valeurs, pour clarifier leur positionnement au sein du groupe et clarifier le discours à adopter face au groupe bancaire, de ses clients.
  • Imaginer ce que serait FAB au sein de ses nouveaux locaux, son organisation.

Ah ha moment

  • Constater que la roadmap chargée a réussi à être tenue. Le dictat du minuteur a fait ses preuves.
  • Quand le CODIR a pris 1h pour revenir à une réunion plus traditionnelle (collaborateurs assis sur les canapés pendant que le directeur faisait son discours), constater que peu de choses en sont ressorties, l'équipe n'étant pas participative mais dans l'écoute.
  • Note pour la prochaine fois : avoir les 4 membres du CODIR réunis à la dernière séance de préparation de la journée. Nous nous sommes en effet heurtées à la réticence d'un des membres lors de notre atelier Lego® Serious Play® qui trouvait cette approche trop "ludique". Or, c'est l'une de ses forces, il a été compliqué du coup de réduire les échanges de cette personne avec ces collaborateurs... Ne pas minimiser l'implication des parties prenantes et rappeler tout au long des exercices que les résultats arrivent à la toute fin des ateliers comme cela a été le cas.

Cette journée a été organisée en duo avec Emmanuelle Blanck, nous étions donc deux facilitateurs
pour animer les workshops de 15 personnes (dont 4 du CODIR).

Les objectifs et le déroulé de la journée a été travaillé en amont avec deux membres du CODIR.
Nous avons fait le choix de diviser la journée en 2 avec deux méthodes différentes mais répondant toutes deux à un timing orchestré pour une mise sous pression et stimuler ainsi les participants à livrer leur avis de façon directe que réfléchie et policée.

Méthodologie

3, 2, 1 à vos post-its !

Après avoir introduit notre journée par les règles qui allaient rythmer notre journée
nous avons divisé notre groupe de 15 personnes en 3 petits groupes de 5.

Workshop 1/3 - 1h30

Faire le bilan de notre 1e année

Icebreaker

Comme son nom l'indique, il est fait pour casser la glace, faire connaissance de tous les membres que ce soit pour l'interne ou pour nous-mêmes les facilitateurs. Ce petit exercice consistait à dessiner un objet le représentant sur un post-it.

On a ensuite ouvert le premier atelier qui a pour objectif de faire le bilan de la 1e année de FAB.

Déroulé

L'équipe aura 4 rounds, chaque round sera divisé par une réflexion personnelle (3 min.) puis un échange collectif (10 min.).

  • Tour 1 : Quels sont les succès de FAB ?
  • Tour 2 : Quelles sont les forces de FAB ?
  • Tour 3 : Quels sont les freins et les obstacles ?
  • Tour 4 : Pause pour l'équipe et vote des 3 freins à régler rapidement avec 2 membres du CODIR.

Cet atelier a très bien fonctionné, la dynamique de groupe était au RDV, chacun a pu s'exprimer à tour de rôle. Le CODIR a pu voir que les nouveaux arrivés se prêtaient bien au jeu et avaient même déjà des observations très justes sur le fonctionnement de FAB que les anciens n'avaient pas relevé.

Emmanuelle et moi avions peur de stigmatiser ces nouvelles recrues en leur donnant une couleur de post-it différente (les bleus / demande du CODIR) mais l'équipe étant petite et fonctionnait comme une petite famille, ça eut l'effet de les mettre en valeur.

Workshop 2/3 - 40 min

Crazy 4

Chacun des participants s'est vu attribuer une feuille de papier plié en 2, laissant apparaître 4 cases. Dans ces 4 cases, chacun devait dessiner une idée de solution pour améliorer le fonctionnement de FAB en fonction du frein attribué à chacune des tables.

Un tour de table a été fait pour que chacun explique les solutions qu'il a trouvé, on a ensuite procédé à un vote par table. L'équipe ayant pour obligation de se mettre d'accord.

Les 3 solutions ayant fait l'unanimité, elles ont été ensuite exposées au reste de l'équipe.

Pause midi

Workshop 3/3 - 4h

Initiation à la méthode Lego® Serious Play®

Sous forme de sketchnote, on peut résumer la méthode Lego® Serious Play® de cette façon : (visuel traduit de Kevin Thorn)

Descriptif de la méthode Lego Serious Play
Mise en situation de la méthode Lego Serious Play utilisant des pièces Lego

Pour cette après-midi de "réflexion avec ses mains", les équipes ont été remaniées et divisées en 2 groupes.

L'objectif affiché de ce nouvel atelier :
Construisons ensemble la FAB idéale et ses valeurs pour 2020 avec la méthode Lego® Serious Play®.

Cet atelier a permis à toute l'équipe de voir ce que chacun se faisait comme idée de FAB, quel serait l'agencement idéal dans ses nouveaux locaux et de voir quelle place prenait le groupe bancaire dans leur quotidien. Au travers des constructions individuelles puis commune, ils ont réussi à se définir en ces termes :

"Nous sommes un Fintech Startup Studion. Un mélange entre un fonds d'investissement et une bande d'entrepreneurs audacieux appuyés par une grande banque."